שיעורי ניהול מסדרת המופת - הבית הלבן

כמעט בכל סיטואציה מורכבת או לא בעבודה אני יכול למצוא הקבלות לסדרת המופת ״הבית הלבן״.

כן, גם אני הייתי רוצה שארון סורקין יכתוב לי את המלל ליום יום שלי. אני מדמיין שיחות הרבה יותר שנונות בכל walk and talk משרדי וברגעים קשים אני שולח הודעה או מרים טלפון לאחת והיחידה בלומנשטיק שתבין על מה אני מדבר.

ברצינות, מדובר בסדרה האינטליגנטית ביותר בעיני ששודרה אי פעם. עונה 2 היא מופת לכתיבה ועומדת במבחן הזמן. סצנת הסיום שלה עם פס הקול של “brother and arms” (dire striates)   היא רגע מדהים, ולא יאומן שהשיר הזה הגיע רק במקום הרביעי במצעד 80-90 של גל״צ.

בכל אופן, הסדרה הזאת גם כוללת כמה רגעי ניהול מופתיים וכאלו שאפשר ללמוד מהם לא מעט.

1.    איך להתמודד עם רכלנים? כולם אוהבים להיות במעגל הידע. כולם רוצים להסתובב עם המבט של ״אני יודע משהו חשוב״. אבל, ככל שמתקדמים צריך גם להבין שהיכולת שלך לסתום את הפה חשובה לא פחות מהיכולת שלך לנהל. יש חשיבות בניהול המסרים הארגוניים. אם זה שינוי ארגוני שצריך לעבור את הערוצים הנכונים ולהתגבש לתוכנית פעולה לפני שמופץ קדימה ואם זה החלפה פרסונלית שפשוט צריך לשמור על כבודו של האדם המוחלף. אף אחד לא רוצה לנהל קרבות מאספים ולנהל נזקים. אל תהיו כאלו מצד אחד ותזכרו את המשפט של יצחק שמיר מצד שני ״סוד, הוא בין שני אנשים אם אחד מהם מת״.

בעונה השלישית, פרק 5, טובי מתמודד עם הדלפה מתוך הצוות שלו שעלולה להביך את הנשיא. הוא אוסף את הצוות שלו ונותן נאום קצר ויחסית  מפתיע לדמות שלו. הוא לא נכנס בהם, הוא לא נוזף. הוא רק מזכיר להם למה הם עובדים איפה שהם עובדים ומה החלק שלו ושלהם.

2.    איך לבחור מס׳ 2? כניסה לתפקיד ניהולי היא ארוע. לא טוב או רע בהכרח אבל יש לארוע הזה טקסיות מסויימת שמעוררת שאלות בסביבה המיידית. קודם הייתם אחד מהחבר׳ה והיום אתם קובעים את הבונוסים. קודם הייתם בצחוקים והיום לפעמים אתם נכנסים לחדר ויש שתיקה מוזרה כי בדיוק דברו עליכם. אביטל (אשתי היקרה) אמרה לי כשנכנסתי לתפקיד ״אל תלך איתם לאכול צהריים כל יום, כי לפעמים הם צריכים לדבר עליך מאחורי הגב״.

ואחת השאלות שנשאלת בפעם הראשונה שנעדרים ליותר מיומיים היא ״מי מחליף אותך?״. בעיניי לפחות זאת שאלה של אמון. לא IQ, לא מומחיות, אמון. מי האדם שבהיעדרך אתה סומך על ההחלטות שהוא/היא יקבלו. זה האדם שמופיע בהודעת הOOO (out of office) שלך. זה האדם שיקבל החלטה.

בפוליטיקה האמריקאית הנשיא נואם פעם בשנה את נאום מצב האומה. חלק מהטקס הוא שאחד השרים (הזוטרים יותר) נשאר מחוץ לאולם במקום מוגן למקרה שמישהו ינסה למחוק את כל ההנהגה האמריקאית. במקרה כזה, אותו השר יהפוך להיות מיידית הנשיא.

מי יהיה מספר 2 שלו? לג׳ד ברטלט היה טיפ לשר הצעיר:

3.    שונות בגיוס.

הבית הלבן של הבית הלבן הוא דמוקרטי. אפילו מאוד דמוקרטי. וככאלו הם תופסים תחת על כל מי שחושב אחרת, מדבר אחרת ומוכנים להשקיע זמן ומשאבים כדי להוציא אותו אידיוט. אבל, לפחות בשני רגעים שונים בסדרה הנשיא וראש הצוות שלו (Chief of Staff) מגייסים רפובליקנים לעבודה. חלק מזה כדי להעשיר את השיח בתוך הצוות, חלק בשביל ״לדבר את השפה״ של הצד השני ואולי גם חלק כדי להרגיז את שאר העובדים. בכל מקרה, ניהול חזק שמצליח להכניס אנשים מוצלחים עם תפיסות שונות מביא ערך גדול. שונות יכולה להתבטא בהמון צורות (מגדר, גזע, גאוגרפיה, טעם באוכל) וכששונות באה בנוסף לכישרון ויכולת (ולא כעלה תאנה) היא הופכת צוותים לחזקים יותר.

4.    אפס סובלנות לבריונות – בהמשך אותה עונה איינסלי (עו״ד הרפובליקנית שגוייסה) נתקלת בשני קקות שמזלזלים בה, מתנהגים בבריונות ובסופו של דבר גם משאירים לה ״מתנה״ על השולחן. סם סיבורן, המנהל שלה עושה מה שצריך לעשות כל מנהל בסיטואציה כזאת. אפס סובלנות. אפשר להתווכח על הדרמטיות שבסצנה אבל הרעיון ברור וכבר כתבתי עליו מלא פעמים. מי שסובלני להתנהגות של חארות יפסיד עובדים טובים אחרים שפשוט לא ישארו.

5.    תכירו את העובדים שלכם... באמת תכירו. בתחילת עונה 2 (כבר אמרתי שהיא מופלאה?) אנחנו זוכים להצצה לימי הקמפיין של ברטלט וליחסים שלו עם הצוות כשהם מתגבשים לידי צוות. עולה תמונה לא מחמיאה בה הוא לא מכיר את התפקידים שלהם, לא זוכר את השמות ובאופן כללי לא מגלה עניין רב. יש מנהלים שחושבים שזה מגניב, זה לא. אין שום דבר מקסים בלא לזכור את השם של העובד, את הגדרת התפקיד שלו (גם אם לך היא נשמעת לא קריטית – עבורו היא משמעותית) וזה לא מעיד שום דבר טוב עליך כמנהל.  

לוקח לברטלט זמן להבין את זה. זה יכול להיות הריחוק , זה יכול להיות מנגנון הגנה אבל בסופו של דבר הוא מבין את הערך של האנשים שמקיפים אותו והוא דואג שגם הם ידעו שהוא מעריך אותם.

משוב חיובי ומילת הערכה כנה היא לעולם לא מיותרת. עדיף תמיד להגיד תודה, סליחה ולהביע הערכה מאשר להניח שמישהו אחר יודע. זה הרגל ששווה להתאמן עליו.

ועוד סעיף בונוס.

הדמות המעניינת ביותר בסדרה בעייני, בטח מבחינת ההתפתחות האישית שלה היא מי שמתחילה כדוברת של הבית הלבן ומחליפה בסופו של דבר את לאו בתור chief of staff.

סי.ג׳יי קרייג מספקת כמה שיעורים מאוד מעניינים על תקשורת, ניהול ממשקים, יכולת ניהול כלפי מעלה וניהול ברמה הגבוהה ביותר.

אני מצרף קטע די ארוך עליה אבל אני ממליץ בחום למי שאוהב וגם למי שלא לראות קטעים שלה מנהלת את מסיבות העיתונאים, יוזמת  מהלכים אסטרטגים ומנהלת תהליך כניסה לתפקיד.

חוץ מזה, מדובר באליסון ג׳ני שהיא אחת השחקניות האדירות והמצחיקות בעולם.

״האמת היא כמו שירה, ורב האנשים שונאים שירה״ וגם את תהליך המשוב.

אז עבר בלאק פריידי, נגמר סייבר מאנדיי ורגע לפני חנוכה אנו מגיעים לעונה שכולם אוהבים לשנוא.

עונת המשובים.

אז לכבוד העונה, יש לי מספר מתכונים שכל אחד יכול להכין ולהפוך להיות מסמר הערב בארוחת החג.

או במקום, סיפור על שוערים שטועים ומאמנים שמגיבים. ואח״כ כמה טיפים.

שלמה שרף – רפי כהן

לקראת אליפות אירופה בכדורגל לשנת 2000 השתתפה נבחרת ישראל במוקדמות בבית שכלל את נבחרת ספרד (בה שיחקו שחקנים כמו ראול, גאורדיולה ועוד), אוסטריה, קפריסין וסן מרינו.

הקמפיין הסתיים במקום השני כולל ניצחון 5-0 על אוסטריה מה שהוביל את הנבחרת להתמודדות בפלייאוף עם דנמרק (הפסדנו 8-0 בסיכום שני משחקים ולפני אחד המשחקים שחקני הנבחרת הזמינו נערות ליווי לחדרים באחד מרגעי השפל של הספורט הישראלי).

אבל לא באנו לדבר על התנהגות בסיסית בין בני אדם. באנו לדבר על משוב.

במשחק הביתי נגד נבחרת ספרד הפסידה נבחרת ישראל 2-1 בצורה צפויה ואפילו מכובדת. בכל זאת, מדובר בנבחרת ספרד עם כמה מהשחקנים הטובים בעולם גם אז. מאמן הנבחרת דאז, שלמה שרף האשים את השוער רפי כהן בהפסד.

ספורט בכלל וכדורגל בפרט ובטח תפקיד השוער הוא אכזרי. שוער יכול להיות טוב משחק שלם ובטעות אחת לחרוץ את גורל המשחק. רפי כהן שגה. הוא לא היה בתקופה טובה ושוערים אחרים כבר החילו לנשוף בעורפו ולחפש הזדמנות בנבחרת.

שלמה שרף יכל לקחת את רפי כהן לשיחה, להגיד לו שהביצועים שלו בזמן האחרון לא מספיק טובים ואולי כדאי להוריד אותו לספסל לתקופה. יחד עם זאת הוא מודה לו על השירות שעשה עד כה לנבחרת ישראל וישמח בעתיד להזמין אותו שוב עם רפי יחזור לכושר משחק שהביא אותו להיות השוער של הנבחרת במשך 8 שנים ולזכות בתארים אישיים וקבוצתיים.

אבל, מדובר בשלמה שרף. הוא העדיף לפטר/להדיח את רפי כהן בראיון לטלוויזיה מיד בסיום המשחק.

אל תהיו שלמה שרף. לא בצורת ההתנהגות, לא בדרך ההתבטאות מול אנשים אבל בטח שלא כמנהלים. משוב קשה צריך להינתן ויש לו ערך. אבל בצורה מכבדת ופרטית. ״ביקורת בדלת סגורה - שבחים במסדרון״ אמר לי פעם איזה מנהל (אני חושב שאלירן) ואני מסכים מאוד. משוב שלילי פומבי כמעט תמיד יגרום לאדם להרגיש מושפל, להתבצר ולא ישרת אף אחת מהמטרות שלכם. אלא אם המטרה שלכם הייתה להראות שאתם מנהלים גדולים ואתם יכולים להשפיל מישהו בפומבי. במקרה כזה, כל הכבוד, הצלחתם!! קחו כרטיס ותעמדו בתור עם שאר הקקות (אופס, שוב קקות... כנראה שהפוסט הזה לא יגיע לקבוצת HRPC)

יורגן קלופ – לוריוס קאריוס.

20 שנה אח״כ במעמד קצת יותר גדול, גמר ליגת האלופות, לוריוס קאריוס יעשה שתי טעויות מכריעות שיעלו לליברפול במשחק. המאמן שלו, יורגן קלופ, נתן לו גיבוי אחרי המשחק, לקראת העונה הבאה וגם כאשר הוא הודח מהקבוצה הדבר נעשה בצורה מכבדת וראויה (אפשר למצוא ראיונות עם קאריוס שמספר איך קלפו ניסה להשאיר אותו).

יורגן קלופ הוא מאמן אחר, הוא מחבק את השחקנים אחרי כל משחק, יש לו קבוצת ווטסאפ איתם והוא יוצא עם אוהדים לשתות בסיום משחקים.

כאן הוא שר ושותה עם אוהדי ליברפול אחרי ההפסד:

קלופ לא עושה את זה כי הוא חושב שקאריוס הוא שוער ראוי לקבוצה עם השאיפות המקצועיות של ליברפול. הוא עושה זאת כי זה הדבר הנכון להתייחס לעובדים שלך בצורה מכבדת וראוייה וזה מה שישמור את ליברפול כמקום אטרקטיבי לשחקנים. הוא מבקר את קאריוס בשיחות ביניהם אבל שומר על כבודו גם כדי לסמן לשחקנים האחרים שלטעות זה חלק מהמשחק וביקורת אפשר לקבל ועדיין להישאר חלק מהקבוצה.

ולראייה, לראשונה אחרי הרבה מאוד שנים, הכוכבים הגדולים של ליברפול לא עוזבים אותה לריאל מדריד וברצלונה אלא מעדיפים להישאר בקבוצה. לקלופ יש חלק ענק בכך לדעתי.

תהליך המשוב הוא חידה בלתי פתורה בעיניי.

אני לא מרגיש שיש דרך אחת נכונה ומצד שני ראיתי מלא דרכים לא נכונות בהרבה מאוד ארגונים.

אולי זה המערכות, אולי האורך של הטופס. אולי זה קשור להערכה שמגיעה רק בכיוון אחד או בסתם חוסר אמון ששיחה אחת אמורה לשנות משהו.

יש כמה עקרונות שאמורים להנחות כל תהליך משוב לדעתי:

1.    משוב הוא אירוע מתמשך. אני מאוד אוהב את הציטוט מסדרת הטלוויזיה האוס:
 “I don't think that the right time to tell the dog not to pee on the rug is semi-annually”

משוב צריך להינתן בצורה שוטפת בפגישות תקופתיות (עדיף שבועיות) על מנת לטפל בדברים בסמיכות אליהם ועל מנת לא לגרור בעיות בתאום ציפיות. אם מישהו מופתע בשיחת המשוב השנתית או החצי שנתית, יש לכם בעיה.

2.    ועדיין, יש חשיבות לטקס. העובדה שארגון עוצר לתהליך משוב / הערכת ביצועים שנתית מכווננת את כולם להסתכלות שהיא מעבר לשוטף. לחיבור למטרות ארוכות טווח ולהתפתחות אישית שלא תמיד מתאפשרת בשוטף.

3.    אל תשתמשו בטכניקת הסנדוויץ' – Nobody like shit sandwich. זאת אחת הטכניקות הכי גרועות שיש. היא צפויה במקרה שהעובד אינטליגנט או עם קצת ניסיון והיא גרועה אם העובד פשוט שמע כמה הוא נהדר אפילו אם באמצע ציינתם בעיות מהותיות. זה לא אותנטי, לא יעיל ולא נעים. אם כבר החלטתם על מבנה שיחה אני ממליץ לנסות ״פלוס, מינוס, דלתא״ במה אתה טוב, איפה אזורי השיפור/התפתחות ואיך אני, כמנהל שלך, הולך לעזור לך להגיע לשם?

4.    תוודאו שהבנתם אחת את השני ותכתבו. לכתיבה יש שני יתרונות:

a.     זה מוודא שמה שהבנתם הבין גם הצד השני ומאפשר לכם לתקן במידה והיו פערים.

b.    זה מראה על רצינות ומאפשר לחזור אחורה ולראות השתפרות ועמידה או אי עמידה ביעדים.

5.     תתייחסו בכבוד לשיחה – תגיעו מוכנים (גם עובדים וגם מנהלים) נתקו טלפונים, שימו שלט בחוץ שלא יפריעו ותתמקדו באדם שיושב מולכם. כמה פשוט ככה אפקטיבי.

6.    תסכמו את השיחה, תוך כדי השיחה על מנת לוודא הבנה ובסיומה על גבי טופס, אימייל כדי לראות שסיכום השיחה משקף לדעת שני הצדדים את רוח השיחה. זה נשמע פורמאלי אבל זה חשוב.

7.    ביקורת בדלת סגורה – שבחים במסדרון. ראיתם פעם מישהו מודה שהוא טעה בוויכוח בפייסבוק / טוויטר? לא? גם אני לא. אם יש לכם כוונה ורצון לשנות למישהו את ההתנהגות תנו לו את המשוב החשוב הזה בדלת סגורה ולא בצורה פומבית. מעבר לכך שזאת התנהגות על סף הבריונית זה פשוט לא אפקטיבי.

8.    כדאי לבקש עוד חוות דעת. זה מעשיר את השיחה, מקטין את אזורי העיוורון שלכם ומעשיר את השיחה בדוגמאות. תמיד יש סכנה שתקבלו חוות דעת מוטות אבל לכו תדעו, אולי גם שלכם מוטה J