אחד הנושאים המדוברים ביותר בהכשרות ובליווי מנהלים הוא ניהול הזמן והמשימות.
ההרגשה אצל מנהלים ומנהלות, בעיקר בתחילת הדרך, ובמיוחד אם הקידום הוא מתוך החברה, היא שאחת הדרישות היא שליטה מלאה בצד המקצועי לצד משימות ניהול חדשות שנכנסו. תחושת העומס הזאת, שמאוד מוכרת מכל כניסה לתפקיד, מזכירה לי לפעמים למידה של שפה - בהתחלה הכל נשמע כמו ג'יבריש, אחר כך קולטים מילים, אז משפטים ובסוף מתחילים להכניס קצת היגיון בשיגעון.
נוסיף לזה את תסמונת המתחזה (impostor syndrome) ויש לנו מתכון בטוח לחרדה.
לרב, מדובר בעובדים ובעובדות שהיו מאוד טובים בעבודה שלהם בתור IC קודמו לתפקיד ניהולי (כן, אני יודע שאתם מקדמים בארגון רק לפי יכולות ניהוליות אבל בוא נזרום עם הדוגמא שלי). בדרך כלל לוח המשימות נשאר אותו דבר ועליו נוספו משימות ניהול, ישיבות צוות, 1:1, כתיבת סיכום שבועי/חודשי וגם דאגה לפיתוח עובדים, חניכה ו…. לא נגמר.
איך מתמודדים? ובכן, בדרך כלל, ולפי המסורת המזרח תיכונית, אם צועקים עליך, תצעק יותר חזק. כלומר, כל המשימות שהיו נשארו וכל משימות הניהול נוספו. זה בדרך כלל מצליח לזמן קצר ושוחק לטווח ארוך.
אחד הכלים להתמודדות היא האצלת סמכויות, מיומנות הדורשת אמון, שחרור אבל משום מה נתפסת כדיכוטומית - או שמאצילים או שלא. האמת היא שהאצלת סמכויות היא טווח. היכולת להאציל סמכויות היא מפתח להצלחה בכמה ערוצים - קידום עובדים, בניית אמון, בניית יכולות לצוות ולא פחות חשוב, שמירה על שפיות של המנהלים.
כנראה שיש יותר מדרך אחת ויותר ממודל אחד. אני מצרף את המודל שאני אוהב לעבוד איתו כי הוא מאפשר הדרגתיות ושיח בין מנהלים לעובדים. את המודל הכרתי דרך ענת דבש (האחת והיחידה).
המודל מניח 8 שלבים אותם אפשר לעבור בתוך משימה אחת ארוכת טווח או כחלק מתהליך התפתחותי דרך משימות יותר קצרות.
איך להשתמש בכלי הזה?
איך שבא לכם במידת הסבירות (למרות ששמעתי שהולכים לבטל את הסבירות אז מי יודע).
אפשר להשתמש במודל לכל משימה או כהערכה כללית לעובדת.
אפשר למפות צוות שלם למול המודל ולנסות להבין עד כמה הצוות עצמאי. המיפוי יכול לתת אינדיקציה לא רעה ליכולת לקלוט עובדים ועובדות חדשים (יש לכם הרבה עובדים שדורשים ליווי צמוד? כנראה שעוד עובד חדש יהיה מעמסה או לא יקבל את תשומת הלב הנדרשת)
חשוב לעשות שיחות במקביל למיפוי. הכלי הזה נועד לשיתוף וכדאי להסביר מה רמת האצלת הסמכויות שאתם נוקטים בה ולמה. וגם, מה צריך לקרות כדי לעבור לשלב הבא.
עברתם שלב? תתקשרו. מה צריך לקרות שלא קרה קודם?
כל שלב מוסיף על הקודם.
לא כל העובדים יגיעו לשלבים 6-8. לא כל המשימות מתאימות לכל המנעד.
אז יש מודל ויש שלבים (ויש לנו בית ועץ ושביל…). איך זה נראה בפגישה?
אני מאמין ששיתוף ושיקוף מאוד תורמים בשיח בכלל ובנושא האצלת סמכויות בפרט. מן הסתם לא מדובר בפגישה אחת אלא במודל שמשתלב בפרקטיקות הניהוליות כמו 1:1.
ככל שנשתף את מי שעובדים איתנו מה הרציונל מאחורי הבקשה, מה השלב הבא, ומה הציפייה שלנו נחסוך אכזבות ועמימות.
סיום של כל שלב חייב להסתיים בסיכום משותף (זה יכול להיות שיחה של 5-10 דק׳) שמסכמת איך היה ומה ההתקדמות הבאה ״הצאת כמה אלטרנטיבות לפעולה, אלו היו טובות יותר כי… באלטרנטיבות האלו לא לקחת בחשבון את…., פעם הבאה אני ארצה שכבר תבואי עם המלצות לפעולה. בשלבים יותר מאוחרים כבר תקבלי עצמאות להחליט לבד.״
הרעיון הוא שההסתכלות קדימה יחד עם ודאות לגבי השלבים הבאים יתנו מוטיבציה ויסבירו את הרציונל מאחורי מה שעלול להיתפס כמיקרו-ניהול או חוסר אמון.
בהצלחה :)
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה